Immer wieder werden Aufgaben vergessen? Die tägliche Arbeitszeit reicht nicht aus um neue Projekte anzugehen?
Es gibt die Geschichte von einem Professor, der vor seiner Uniklasse einen runden und durchsichtigen Behälter mit einer Öffnung auf der oberen Seite präsentierte. Dann packte er einen Sack voller großer Kugeln aus und kippte diese in den Behälter und fragte ob noch mehr in den Behälter passt, die Klasse verneinte. Daraufhin packte er einen Sack voller Kieselsteinchen aus und schüttete diese nach. Die Kieselsteinchen suchten sich ihren Platz zwischen den Kugeln durch Schütteln des Behälters. Er fragte erneut, ob noch mehr in den Behälter passt, die Klasse verneinte erneut. Also nahm er einen Sack voll mit Sand und schüttete diesen hinterher und auch der Sand fand seinen Platz. In manchen Erzählungen endet die Geschichte damit, dass der Professor einfach darauf hingewiesen hat, dass es sich genauso mit der eigenen Organisation verhält. In anderen Erzählungen bleibt die Aussage gleich, aber der Professor schüttet im noch ein Bier hinterher mit den Worten „aber egal wie voll der Tag ist, ein Glas Bier passt immer noch in den Tag“. Ganz egal ob und welche dieser Geschichte stimmt, sie ist eine wunderbare Metapher in Bezug auf Ihre Organisation. Der Sand entspricht dem Kleinkram, den Sie jeden Tag immer wieder zu erledigen haben, das sind Aufgaben die maximal 5 Minuten dauern. Die Kieselsteinchen sind größere Aufgaben wie eine Angebotserstellung oder ein Bewerbungsgespräch. Die Kugeln entsprechen größeren Projekten, für die Sie bspw. Konzepte erstellen und sich um die Umsetzung kümmern müssen, ein Beispiel hierfür könnte die Ausarbeitung einer Cross-Selling Strategie sein. Wenn Sie in dieser Metapher zuerst den Sand reinschütten, würde der Rest nicht mehr in das Glas passen und so verhält es sich auch mit Ihren Aufgaben – Sie werden Ihren Tag immer mit Kleinigkeiten gefüllt bekommen und immer sagen können, dass Sie wegen dem Tagesgeschäft keine Zeit für die wirklich großen Themen haben.
Ich zeige Ihnen wie Sie mit einfachsten Organisationstechniken all Ihre Aufgaben stets organisiert vor Augen haben und sich mit Aufgaben aller Größen beschäftigen können ohne dabei etwas zu vergessen.